En un mundo donde el cambio es la única constante, las organizaciones ya no pueden permitirse el lujo de ser complacientes. Mantenerse al día con el ritmo del cambio tecnológico es difícil, y todos los líderes empresariales deben aprender a adaptarse.
Ya no basta con reaccionar a las disrupciones. Para adelantarse a la competencia, las organizaciones deben cuestionar su forma de pensar sobre el cambio adoptando una perspectiva de gestión del cambio .
La gestión del cambio no es una disciplina nueva, sino que ha evolucionado durante el último cuarto de siglo.
En el campo de la tecnología de la información (TI), es la práctica diseñada para minimizar las interrupciones en las operaciones de TI mientras se realizan cambios en los sistemas y servicios críticos.
Un buen proceso de gestión del cambio también es vital para la seguridad de la información porque ayuda a las organizaciones a proteger sus activos más sensibles durante los cambios en los sistemas, procesos y tecnología.
Tabla de contenido
– ¿Qué es la gestión del cambio?
– ¿Cuáles son los elementos de la gestión del cambio?
– Desarrollar la capacidad de cambio
– Establecer un marco de gestión del cambio
– Cómo elegir el modelo de gestión del cambio adecuado para usted
– Cinco pasos para una gestión eficaz del cambio
– ¿Cómo se ve el éxito en la gestión del cambio?
– Cómo hacer que el cambio perdure
¿Qué es la gestión del cambio?
En pocas palabras, la gestión de cambios es un plan de juego.
Si bien la gestión de cambios para la organización se refiere a las metodologías relacionadas con las personas, los procesos y la cultura, tiene un significado completamente diferente cuando se aplica al control de los cambios que fluyen a través de un sistema de TI, un producto o el desarrollo de una plataforma de software.
En seguridad de la información, entonces, la gestión de cambios de TI es la metodología que ayuda a las organizaciones a adaptarse a nuevos procesos y tecnologías con facilidad y eficiencia.
Las expectativas de la gerencia son muy altas cuando se trata de adoptar nuevas tecnologías, y los equipos de TI deben ser capaces de implementar actualizaciones de servicio periódicas que permitan a las organizaciones adaptarse a los requisitos comerciales y de seguridad en constante cambio.
Ya sea que estén implementando nuevos servicios, administrando los existentes o resolviendo problemas en el código, un proceso de gestión de cambios de TI bien aceitado se ha convertido en la capacidad indispensable para ayudarlos a atravesar la transición.
Un principio subyacente de todas las teorías de gestión del cambio es que el cambio no se produce de forma aislada. De una forma u otra, afecta a toda la organización y a todas las personas que la integran.
La realidad es que siempre hay un grupo de personas que quieren mantener el status quo. Esto significa que, para que el cambio tenga éxito, debemos preparar, equipar y apoyar a las personas a medida que avanzan en su proceso, construyendo un camino de menor resistencia al cambio.
Desarrollar la capacidad de cambio
Con una buena gestión del cambio, los empleados pueden:
- Entender por qué se está produciendo el cambio
- Adoptar cambios de forma más rápida, completa y eficiente
- Manténgase comprometido con la organización durante cambios disruptivos
- Tener el tiempo y las herramientas para subir a bordo y sentirse escuchado y apoyado.
Esto se puede lograr comunicándose abierta y honestamente, brindando capacitación y apoyo, y estando disponible para responder preguntas. La gestión del cambio es un esfuerzo de equipo, por lo que también es vital contar con el liderazgo para impulsar el proyecto.
¿Cuáles son los elementos de la gestión del cambio?
La gestión del cambio consiste en poner a toda la organización en la misma sintonía, con un mensaje claro y completo sobre por qué se está produciendo el cambio y cómo se llevará a cabo. Esto ayudará a garantizar que todos los que participan en el proyecto de cambio estén alineados y contentos.
La gestión del cambio (y de la resistencia al cambio) puede parecer un poco abrumadora al principio, pero la adopción de algunos elementos esenciales de la gestión del cambio le permitirá alcanzar el éxito.
Estos suelen incluir seis componentes principales:
- Alineación del liderazgo : lograr que los líderes presenten un frente unido; esto es esencial para impulsar con éxito el cambio.
- Participación de las partes interesadas : garantizar la aceptación de todos aquellos afectados por la iniciativa de cambio para garantizar que participen plenamente y sean parte integral del proceso.
- Comunicación : Esté preparado para comunicarse no solo una vez, sino varias veces, ya que esto ayuda a mantener a todos motivados y concentrados en la tarea en cuestión.
- Capacitación : Educar a los empleados para manejar mejor los cambios en el proceso, el flujo de trabajo y el entorno que se les avecinan.
- Impacto del cambio y preparación : evalúe cómo el cambio impactará en sus procesos de negocio y en su gente a medida que la organización avanza en los ritmos del cambio.
- Mejora continua : el cambio es bueno, pero es mejor monitorearlo. Realice controles periódicos para asegurarse de que no haya impactos negativos y mejore según sea necesario.
Establecer un marco de gestión del cambio
La forma en que apoye a sus empleados durante el proceso de cambio mejorará la eficacia de su programa de gestión de cambios.
La clave es utilizar un método estructurado (o marco) para guiar a las personas durante el cambio y garantizar que lo acepten y adopten.
Un marco de gestión de cambios es un modelo (o conjunto de pasos de acción) que puede actuar como base para cualquier programa de cambio organizacional. Tres de los más populares son ITIL, COBIT y Agile.
La mayoría de estos marcos presentan desafíos apasionantes, pero también grandes complejidades, para los profesionales del cambio, que deberán resolverlos con rapidez y eficiencia.
Para cumplir con esta tarea, deben poseer conocimientos actualizados de gestión del cambio combinados con la capacidad confirmada para aplicar marcos de cambio clave.
Varias credenciales reconocidas mundialmente permiten a los profesionales demostrar su competencia como líderes del cambio. Algunas opciones excelentes son la Certificación de Gestión del Cambio de Prosci, la Certificación de Gestión del Cambio de ITIL y la Certificación de Gestión del Cambio Ágil.*
* La ISO no se encarga de la certificación ni emite certificados. La certificación la realizan organismos de certificación externos.
Cómo elegir el modelo de gestión del cambio adecuado para usted
Se han formulado diversos marcos y modelos para gestionar el cambio.
A finales de la década de 1940, el psicólogo social Kurt Lewin presentó el modelo de gestión del cambio de Lewin, un enfoque de tres etapas para el cambio organizacional.
Su modelo (descongelación, movimiento y recongelación) ha servido como base para muchos de los marcos y modelos de gestión del cambio que existen en la actualidad.
Otros modelos populares son el modelo 7S de McKinsey, el modelo de cambio de ocho pasos de Kotter, el modelo ADKAR de Prosci y el modelo de Kübler-Ross.
Algunos de estos modelos de gestión del cambio se centran más en los objetivos relacionados con los empleados asociados con el cambio, mientras que otros trabajan para garantizar una comprensión integral del cambio o técnicas para gestionar la resistencia.
Sin embargo, en esencia, cada uno proporciona un enfoque estructurado para la gestión del cambio que ayuda a las organizaciones a implementar el cambio de manera controlada y organizada.
Cinco pasos para una gestión eficaz del cambio
Un proceso de gestión de cambios se refiere a las etapas involucradas en una estrategia de gestión de cambios y su implementación. Ayuda a las organizaciones a navegar por las transiciones del cambio al garantizar que se tengan en cuenta todos los factores.
En términos generales, el proceso de gestión de cambios se puede dividir en unos pocos pasos básicos:
1. Prepararse para el cambio : este paso implica comprender los cambios necesarios y preparar a los miembros del personal y a las partes interesadas para lo que se avecina. Es una parte importante del proceso mediante la cual el gerente de cambios apoya al personal ante cualquier inquietud comunicándoles el proceso y obteniendo la aceptación de la gerencia.
2. Crear una visión del cambio : una vez que las partes interesadas están de acuerdo con el cambio, los gerentes deben desarrollar un plan minucioso y realista para hacerlo realidad. El plan debe incluir el establecimiento de objetivos, la definición de indicadores clave de desempeño (KPI) y la asignación de tareas a las partes relevantes, además de identificar el cronograma y los recursos necesarios. En este paso, el equipo de gestión de cambios también tiene en cuenta los posibles problemas y riesgos de seguridad asociados con el cambio.
3. Implementar los cambios : ahora solo queda seguir los pasos indicados en el plan para implementar los cambios. En esta etapa del proceso, una buena gestión y comunicación son esenciales para garantizar que todos sigan comprometidos y que los empleados sigan contentos y concentrados, de modo que todo funcione sin problemas.
4. Consolidar los cambios : una vez realizados los cambios, es importante asegurarse de que la transformación esté en marcha. Esto requiere supervisar los impactos de los cambios desde una perspectiva de seguridad; cualquier problema restante se examina y se resuelve antes de cerrar el proyecto.
5. Revisión y análisis : este último paso del proceso sirve para garantizar que el cambio sea beneficioso. Realizar un análisis posterior del proyecto puede ayudar a los líderes a comprender si la iniciativa de cambio fue un “éxito”, un “fracaso” o si “no se completó”. Este sistema de etiquetado ayuda a obtener métricas más útiles y precisas para cualquier cambio futuro.
El objetivo de un proceso de gestión de cambios es garantizar que los cambios se lleven a cabo de manera racional y predecible mientras se llevan a cabo las actualizaciones.
Puede encontrar más consejos sobre cómo crear un plan de gestión de cambios en la norma ISO/IEC 27001 , la norma insignia de ISO para sistemas de gestión de seguridad de la información.
Las organizaciones familiarizadas con la norma ISO/IEC 27001 sabrán que se basa en políticas y procedimientos eficaces. Estos incluyen pautas sobre la gestión de cambios que describen cómo una organización debe documentar e implementar cambios en los procesos, instalaciones y sistemas comerciales que afectan las prácticas de seguridad de la información. ISO/IEC 27001 Sistemas de gestión de seguridad de la información
¿Cómo se ve el éxito en la gestión del cambio?
Todos los cambios, grandes o pequeños, se benefician de un proceso de gestión de cambios bien pensado.
Los enfoques modernos de gestión de cambios eliminan los silos, brindan contexto y transparencia, al tiempo que evitan cuellos de botella y minimizan el riesgo.
Entre los beneficios adicionales se incluyen:
- Comunicación mejorada : cuando los empleados están adecuadamente informados sobre los cambios, se promueve una mejor comunicación en toda la organización.
- Trabajadores más productivos : con un plan claro sobre cómo se implementarán los cambios, los empleados pueden concentrarse en su trabajo, en lugar de preocuparse por lo que sucede a su alrededor.
- Mejor ambiente de trabajo : La incertidumbre sobre el futuro puede causar mucho estrés a los empleados, y la gestión del cambio ayuda a minimizarlo al proporcionar claridad y estructura.
- Moral mejorada : cuando los empleados sienten que son una parte valorada del proceso de cambio y que sus preocupaciones son escuchadas, puede aumentar la moral y ayudar a crear un ambiente de trabajo más positivo.
- Procesos de negocio mejorados : con el cambio surgen oportunidades, y la gestión del cambio puede ayudar a liberar la creatividad de los empleados a medida que exploran nuevas formas de hacer las cosas.
- Una ventaja competitiva : un programa de cambio exitoso impacta positivamente en la posición de una empresa en el mercado, dándole una ventaja más competitiva.
Dicho esto, la gestión del cambio no siempre es un camino de rosas. Sin embargo, cuando funciona, sus beneficios superan con creces los inconvenientes, lo que ayuda a las organizaciones a mantenerse más competitivas y resilientes en el panorama digital actual.
Cómo hacer que el cambio perdure
¿Es ese el final? No exactamente.
Implementar un proceso de gestión del cambio es solo el comienzo. Una vez que haya iniciado el proceso, debe asegurarse de mantenerlo vigente y consolidar esos beneficios.
La siguiente etapa del proceso de cambio requiere vigilancia y refuerzo . Ahora es el momento de fortalecer las habilidades de las personas, refinar los procesos y utilizar la preparación para el cambio para reforzar el cambio.
La aplicación de los principios de gestión del cambio antes, durante y después de un proyecto puede contribuir en gran medida a lograr los resultados deseados. Sin embargo, la prueba decisiva serán los clientes: esa es la mejor medida para evaluar la calidad de su proceso.
Un programa de cambio exitoso tendrá un impacto positivo en la experiencia del cliente , y una excelente experiencia del cliente tiene un efecto positivo en sus resultados finales. ¡Sin duda, vale la pena luchar por ese retorno de la inversión en el proyecto!
Fuente: https://www.iso.org/information-security/it-change-management